Praca w sekretariacie

Zdjęcie znalezione na stronie Pixabay.com

Praca w sekretariacie polega najczęściej na pilnowaniu kalendarza szefa oraz tworzeniu harmonogramu spotkań oraz podróży służbowych. Ponadto profesjonalna sekretarka powinna dbać o wizerunek firmy, podejmować kontrahentów zgodnie z ogólnie przyjętymi normami i zasadami. Pracownik sekretariatu powinien znać zasady zarządzania dokumentacją firmową, w tym te dotyczące archiwizacji i czasu przechowywania dokumentów. Od sekretarek wymaga się doskonałych umiejętności organizacyjnych oraz prawidłowego zarządzania czasem, zarówno swoim, jak i przełożonego. Do podstawowych obowiązków sekretarki należy oczywiście przyjmowanie i wysyłka korespondencji, redagowanie pism firmowych, a także przygotowywanie we współpracy z kancelarią prawną umów oraz innych dokumentów o strategicznym znaczeniu dla firmy. Oprócz tego na sekretarce spoczywa obowiązek obsługi telefonicznej biura firmy. Ponadto odpowiada ona najczęściej za zamówienie artykułów i sprzętów biurowych. Sekretarka jest odpowiedzialna za pilnowanie terminów przełożonego. Powinna również dbać o jego czas pracy i umiejętnie dzielić sprawy na pilne oraz takie, które można załatwić w terminie późniejszym. Do najczęstszych zadań pracowników sekretariatów należą funkcje asystenckie i reprezentacyjne. Należą do nich między innymi przygotowywanie materiałów i analiz na spotkania, prezentacji oraz raportów, a także przyjmowanie gości i interesantów.

W pracy sekretarek równie istotne jest zachowanie dobrych relacji z przełożonym, bo to od niego w dużej mierze zależy to, czy praca będzie oceniona pozytywnie, czy też rozstanie się on z daną osobą po upływie okresu próbnego. Jeśli ktoś jest osobą żywiołową i energiczną, która nie potrafi usiedzieć na miejscu, praca w sekretariacie w nie jest dla niej. Od sekretarek i sekretarzy wymaga się opanowania, dyskrecji oraz umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Należy mieć na uwadze, że praca w sekretariacie może być wyzwaniem i pozwalać na realizację w zawodzie. Wszystko zależy od zakresu czynności i firmy, w jakiej podjęło się pracę. Często jednak praca w sekretariacie jest monotonna i nużąca, dlatego też osoby zarządzające personelem powinny dbać o odpowiedni system motywacyjny.

Write a comment